KI und IK – auf gute Zusammenarbeit!

Während der technologische Fortschritt die Zusammenarbeit in den Unternehmen revolutioniert, gilt es, in diesem neuen Miteinander eine effektive Kommunikation sicherzustellen. Dies erfordert insbesondere von den Mitarbeitenden der Internen Kommunikation ein breites Spektrum an bestehenden sowie neuen Kompetenzen und Fähigkeiten.

Dass Wandel ein ständiger Begleiter der modernen Arbeitswelt ist, ist bekannt. Mit ihm verändern sich auch die Anforderungen an Unternehmen, insbesondere an die interne Unternehmenskommunikation, deren Hauptaufgabe es ist, den „Dauerchange“ zu begleiten und  – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – möglichst allen Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Technologische Innovationen beeinflussen die Zusammenarbeit in Unternehmen in hohem Maße. Dabei nimmt künstliche Intelligenz (KI) eine immer wichtigere Rolle ein und wird auch in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Dies zeigen auch die Umfrageergebnisse des „Internal Communications Monitor 2024 Europa“ sowie des „Trendmonitor `Hybride Interne Kommunikation 2024‘: Künstliche Intelligenz in der IK“. Von der Automatisierung von Prozessen über die Erstellung von Content bis hin zur Verbesserung der Entscheidungsfindung bietet KI zahlreiche Möglichkeiten, die Effizienz der eignen Arbeit zu steigern.

In diesem neuen Arbeitsumfeld erfordert es, insbesondere von den Mitarbeitenden der Internen Kommunikation (IK), ein breites Spektrum an bestehenden und neuen Kompetenzen und Fähigkeiten.

Während unserer langjährigen Zusammenarbeit mit Konzernen und mittelständischen Unternehmen sind uns immer wieder Themen begegnet, die es, gerade im Zeitalter von KI, in der internen Kommunikation zu beachten und auch auszubauen gilt.

Neue Anforderungen an das IK-Team

Ein grundlegendes technologisches Verständnis und Know-how von KI ist unerlässlich. Wie funktioniert KI, welche Tools sind verfügbar und wie können diese effektiv eingesetzt werden? Dazu gehört auch die Fähigkeit, Daten zu analysieren und zu interpretieren. Datenkompetenz ist wichtig, um die aus den KI-Systemen gewonnenen Informationen sinnvoll zu nutzen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Es sollten ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um in diesen wichtigen Bereichen kontinuierlich am Ball bleiben zu können.

Mit KI können Kommunikationsinhalte stärker personalisiert werden. Expert*innen sollten daher in der Lage sein, maßgeschneiderte Botschaften zu erstellen, die auf individuelle Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden eingehen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der Zielgruppenanalyse und der Anwendung von KI-Algorithmen, um relevante Inhalte zur richtigen Zeit an die richtige Person zu liefern.

Im Umgang mit KI ist außerdem das Bewusstsein für ethische Fragestellungen und Datenschutz von größter Bedeutung. Auch hier sollten IK-Teams ein Auge darauf haben. Die eingesetzten Technologien sollten transparent und fair genutzt werden und die Privatsphäre der Mitarbeitenden dabei gewahrt bleiben. Das erfordert Kenntnisse in Datenschutzgesetzen, Datenschutzrichtlinien und ethischen Standards, bevor KI operativ in der Kommunikation Anwendung findet. Dies beugt Ängsten unter der Belegschaft vor und gibt die nötige Sicherheit.

Trotz der technologischen Möglichkeiten bleibt Kreativität ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Kommunikation. Neue und innovative Wege finden, um Botschaften ansprechend und wirkungsvoll zu gestalten, ist und bleibt eine wichtige Aufgabe. Dies beinhaltet die Fähigkeit, kreative Lösungen zu entwickeln und die technischen Möglichkeiten dazu zu nutzen, die Zielgruppen zu erreichen und zu berühren.

Die Einführung von KI im Unternehmen erfordert seitens der IK ein besonderes Fingerspitzengefühl. Die Belegschaft durch diesen Transformationsprozess zu führen, Ängsten und Widerständen zu begegnen und dabei niemanden außen vor zu lassen ist ein Balanceakt und erfordert eine gehörige Portion Empathie. Aufgabe des IK-Teams ist es, durch Transparenz, Aufklärung und Mitbestimmung das Verständnis zu schaffen, dass KI als ein Werkzeug zur Unterstützung einen großen Mehrwert bietet und keine Gefahr davon ausgeht.

Die Integration von KI in die interne Kommunikation erfordert außerdem eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit mit IT-Expert*innen, Datenwissenschaftler*innen und anderen Fachbereichen. Gemeinsam optimale Lösungen entwickeln zu können, ist eine neue Aufgabe des Teams der Internen Kommunikation.

KI behält Werkzeugcharakter

Es bleibt festzuhalten, dass sich das IK-Team heute in verschiedensten Schlüsselbereichen weiterentwickeln sollte, um im KI-Zeitalter nicht auf der Strecke zu bleiben.

Wie auch die, eingangs genannten Studien belegen sind dabei nicht allein klar auf der Hand liegende Kompetenzen, wie z.B. ein ausreichendes Know-how zur Bedienung der KI-Tools oder die analytische und ethische Kompetenz ausschlaggebend, sondern vor allem ein tiefes Verständnis für die Mitarbeitenden und damit einhergehend eine große Portion Empathie.

Ein Augenmerk auf die Unternehmenskultur, die Mitarbeitenden Struktur und die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden ist angeraten, um den anstehenden Herausforderungen in diesem Change Prozess adäquat begegnen zu können. Dabei ist ein offenes Ohr für die oftmals angstbehafteten Anliegen in Zusammenhang mit dem neuen Werkzeug entscheidend. Dies wird, auch zur Beruhigung der Gemüter, KI niemals leisten können.

KI entpuppt sich somit als ein vielseitiges Werkzeug, welches Prozesse erleichtert, beschleunigt und dem Team der Internen Kommunikation somit die notwendigen Ressourcen verschafft, sich um übergeordnete strategische Themen, aber auch das notwenige Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Mitarbeitenden, zu kümmern. Dies auch den Kollegen*innen zu vermitteln und sie für die neuen Möglichkeiten und Wege mit KI zu begeistern, wird maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Wo fange ich an? Wie stelle ich rechtzeitig die notwenigen Weichen? Was muss ein passender Fahrplan alles beinhalten? Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren Herausforderungen. Treffen Sie unsere Expert*innen zu einem unverbindlichen Fachgespräch. Wir freuen uns auf Sie!

Wie geht es weiter?

Für eine persönliche Beratung stehe ich gerne zur Verfügung.

Mirja Ng-Metzker

Client Relations Manager