Case: Zusammenschluss zweier Unternehmen 

Zwei Unternehmen mit unterschiedlichen Kulturen und Organisationsstrukturen schließen sich zusammen. Solche Umstrukturierungen bis hin zum Zusammenschluss sind grundsätzlich eine kommunikative Herausforderung in Unternehmen. Denn gerade in der Anfangsphase, wenn der Informationsbedarf der Mitarbeitenden am größten ist, muss jede Botschaft wohl überlegt sein. Das gilt besonders für börsennotierte Unternehmen, die keine börsenkursrelevanten Informationen „vorab“ an ihre Mitarbeiter übermitteln dürfen. 

Strategie: Veränderungsphasen nicht abkürzen  

Unsere Strategie fokussiert hier auf eine zeitnahe, offene und wertschätzende Kommunikation, die die Ängste der Mitarbeitenden proaktiv einbezieht, aufgreift und sie kommunikativ durch die einzelnen Phasen der Veränderung begleitet. Wichtig dabei ist, dass jede Phase die gleiche Aufmerksamkeit und Sorgfalt erhält, denn sie tragen alle gleichermaßen zur erfolgreichen Bewältigung des gesamten Prozesses bei.  

Lösung: Wertschätzung und Empathie 

Die Verweildauer in einer Veränderungsphase ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich, was wiederum ein modulares System an begleitender Kommunikation erforderlich macht. Dabei wird die Kommunikation für Führungskräfte und für Mitarbeitende noch einmal inhaltlich differenziert. Der Aufbau dieser modularen Kommunikationslandschaft bietet die erforderliche Granularität, um selbst komplexe und große Veränderungen kommunikativ erfolgreich zu begleiten. 

Case: Modernisierung der Personalgespräche 

Die Einführung einer neuen Software für das Personalgespräch ist ein äußert sensibles Thema, da neben der persönlichen Entwicklung und Zielvereinbarungen auch Probleme und Konflikte besprochen werden. Entscheidend ist dabei die Feedbackkultur, die in dieser Veränderung etabliert wird. 

Strategie: Einen offenen und wertschätzenden Umgang etablieren

Eine gute Feedbackkultur ist geprägt von Offenheit und gegenseitigem Vertrauen. Menschen verlassen nicht Unternehmen, sie verlassen ihre Vorgesetzten. Daher richtet die Strategie den Fokus erstrangig auf die Führungskräfte. Empathie und Kommunikation auf Augenhöhe bleiben dann keine leeren Versprechen, sondern entwickeln sich zu einem gelebten Miteinander. Wenn es den Führungskräften so gelingt, Mitarbeitende für sich und das Unternehmen zu gewinnen und zu begeistern, bringt die weit größeren Erfolgschancen als diktierte Produktivität auf Ansage. 

Lösung: Die Führungskräfte für ihre veränderte Rolle befähigen

Kommunikationstrainings für Führungskräfte erweisen sich als wahrer Schatz, wenn es darum geht, die Potenziale von Mitarbeitenden zu entdecken und zu fördern. Wer systematisch an das Thema Kommunikation herangeführt wird und im Lauf der Zeit für sich verankert, entwickelt enorme Potenziale und kann Mitarbeitende ins Boot holen und – für uns die Königsdisziplin – so motivieren, dass sie sprichwörtlich das Ruder selbst in die Hand nehmen.

Case: Einführung einer Matrixorganisation 

Die Einführung einer Matrixorganisation greift stark in Entscheidungsprozesse und Aufgabenbereiche eines Unternehmens ein. Der Wechsel von einer klassischer Einlinienorganisation zu einem Mehrliniensystem ist für Führungskräfte wie Mitarbeitende gleichermaßen eine große Veränderung und verlangt ein hohes Maß an Agilität und Offenheit. Die dabei auftretenden Rollen- und Kompetenzkonflikte sind die entscheidenden Ansatzpunkte der internen Kommunikation.  

Strategie: Empathische Kommunikation von Anfang an

Je früher, um so besser – es ist nicht die Kommunikation allein, die Veränderungen unterstützt, sondern vor allem auch der Zeitpunkt des Einstartens. Informationen schaffen Klarheit. Die Kunst liegt darin, die komplexen Sachverhalte einer Matrixorganisation verständlich „herunterzubrechen“. Nicht dass man es sagt, sondern das WIE kann Türen öffnen. In der Strategie geht es vor allem darum, verständlich zu machen, dass Arbeiten in einer Matrix „anders“ ist und so Verständnis und Akzeptanz zu schaffen. 

Lösung: Verständnis schaffen, um Vorbehalte zu überwinden

In einer Matrixorganisation werden klare Strukturen zugunsten von mehr Flexibilität aufgebrochen und die Mitarbeitenden müssen in der Lage sein, mit Ambiguität zu leben, mit Wandel umzugehen und Kontrolle zu dezentralisieren. Das löst naturgemäß Ängste aus, die kommunikativ aufgegriffen werden müssen. Verstehen nimmt der Angst die Größe. Das schaffen wir, indem wir den Umgang mit konkurrierenden Zielen und Vielschichtigkeit verständlich vermitteln und anhand von Fallbeispielen Rollenverständnisse, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsrechte praxisnah vermitteln. Dabei sind die Führungskräfte unbedingt in die Lösung mit einzuschließen. 

Case: New Work stellt das Team vor große Herausforderungen

Digitalisierung und moderne Kommunikations- und Informationstechniken erweitern die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, Onsite wie Offsite. Wird eine neue Form der Arbeitsorganisation zwischen Büro und Homeoffice eingeführt, bietet das mehr Flexibilität, fordert aber auch mehr Eigenverantwortung seitens der Mitarbeitenden. Von den Führungskräften verlangt diese Arbeitsform einen neuen Führungsstil und Vertrauen. Und unter den Mitarbeitenden gibt es neben Befürwortern und Gegnern auch eine unentschlossene Masse gegenüber „New Work“. 

Strategie: Bewährte Modelle nutzen, um das Mindset zu entwickeln

Also stellt sich die Frage: Wie kann die für den Erfolg des Projekts erforderliche Zahl von Befürwortern gewonnen werden? Wie kann ein Umdenken angeregt werden, von dem alle profitieren? Das „Change House Modell“ (nach Paul Kirkbridge) lenkt den Fokus vom Individuum auf das Zusammenspiel von Mitarbeitenden, Führungskräften und dem Unternehmen als Ganzes. Auf diesem Modell fußt die Strategie, einen einheitlichen Denkrahmen zu entwickeln. 

Lösung: Jede Phase der Veränderung sinnvoll berücksichtigen und begleiten

Auf Basis des Modells werden für jede Phase der Veränderung unterstützende Kommunikationsinstrumente entwickelt. Führungskräfte werden Wege aufgezeigt, wie sie für sich und durch konstruktive und wertschätzende Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden die Veränderung effektiv anstoßen, vorantreiben und letztlich erfolgreich umsetzen. Entscheidend ist, dass die emotionalen Stadien einer Veränderung Schritt für Schritt kommunikativ und mit professioneller Unterstützung begleitet werden.